Одной из причин возникновения проблем при ведении учёта в бухгалтерских программах является дублирование позиций в справочниках. Например, если один менеджер завёл в справочнике позицию «Кухонный стол», а другой менеджер, не найдя данную позицию, создал новый элемент справочника — «Стол кухонный», то сразу же начинаются небольшие проблемы по 41 счёту. А поскольку таких дублирующих позиций в справочниках со временем становится всё больше — десятки и даже сотни, — небольшие проблемы однажды перерастают в одну большущую головную боль. Как итог:
- «разбухают» справочники, что сказывается на скорости работы программы (особенно это заметно, когда в программе работает много пользователей, а базы хранятся на файловом сервере);
- «разбухают» отчёты, увеличивается время, необходимое для их формирования. Как следствие, растёт расход бумаги и опять же падает скорость работы программы при многопользовательском режиме;
- перестают нормально закрываться или, как говорят современные бухгалтера, «схлопываться» счета. Появляются проблемы с зачётом авансовых платежей. Себестоимость продукции и работ рассчитывается неверно;
- появляются проблемы при инвентаризациях. Становится сложно отследить реальные остатки товарно-материальных ценностей на складах.
И это ещё не полный список всех напастей.
Как избавиться от всех этих проблем? Способ есть только один — разработать единую инструкцию по заполнению справочников для всех пользователей программы и ввести её в действие приказом по предприятию. Круг лиц, имеющих право заводить в справочники новые позиции, должен быть сведён до минимума, а за нарушение инструкции должна быть предусмотрена ответственность.
Общие правила написания наименований в справочниках
При записи наименований в справочниках следует руководствоваться давно выработанными и зарекомендовавшими себя на практике правилами:
- запись наименования материала, номенклатуры, объекта должно начинаться с существительного, за которым следуют прилагательные, характеризующие данный объект. Например: «
Краска масляная белая»; - порядок следования характеристик (то есть прилагательных) в наименовании необходимо чётко регламентировать. Например, пусть сначала идёт прилагательное описывающее материал, из которого изготовлен объект, потом — прилагательное описывающее назначение объекта, затем — прилагательное, описывающее визуальные характеристики объекта (форма, цвет и т.п.). Например: «
Лак акриловый мебельный бесцветный»; - марка или модель продукта должна указываться, по-видимому, где-то рядом с технологической характеристикой или вместо неё. Например: «
Эмаль ПФ-115 для дерева и металла белая». Приводимые в наименованиях буквенные, цифровые и буквенно-цифровые обозначения типов, видов, марок продукции должны соответствовать установленным в стандартах и ТУ;
Примечание: В наименованиях, включающих сочетание прилагательного с существительным в косвенном падеже должен сохраняться прямой порядок слов. Например: «Приставка к театральным осветительным приборам». Неправильным будет вариант: «Приставка к приборам осветительным театральным».
- название объекта учёта или группы объектов всегда должно начинаться с заглавной буквы. Все остальные буквы в названии должны быть строчными (маленькими), за исключением букв, используемых при записи моделей, марок, названий предприятий и некоторых аббревиатур. Регистр символов, как правило, не влияет на сортировку элементов в справочнике, но соблюдение данного правила сделает справочник и отчёты, формируемые на основании данного справочника, более удобочитаемыми;
- в названиях следует использовать только общепринятые сокращения и аббревиатуры. Список таких сокращений следует утвердить в инструкции для пользователей. Если какое-то слово решили записывать в сокращённом виде (например, «
г/п»), то полная форма записи этого слова (то есть «грузоподъёмностью») в наименованиях использоваться не должна. Не должно в справочнике наименование «Кран-балка г/п 10 т» соседствовать с наименованием «Кран-балка грузоподъёмностью 12 т», так как это нарушает порядок сортировки элементов справочника; - следует избегать использования в названии объекта знаков препинания: тире, точек, запятых и т.п. Необходимо определиться также с использованием внутренних кавычек в названиях организаций, ведь название можно записать двумя способами:
ООО "Компания 'Металлинвест'" или ООО "Компания "Металлинвест"
- в наименовании недопустимо использование лишних пробелов. Мне не однажды приходилось наблюдать, как сотрудники со слабым зрением специально вставляли между словами в наименованиях по два-три пробела (дескать, так лучше видно). Для многих пользователей пробел — это пустое место, а для компьютера пробел вообще-то является символом машинного алфавита, и этот символ учитывается при сортировки наименований в справочнике. На рисунке ниже хорошо видно, как сотрудник Иванов Сергей Петрович, который должен стоять в конце списка, «всплыл» в начало списка из-за лишнего пробела между фамилией и именем. И это, кстати, одна из причин появления дублирующих позиций;
- при указании марок и моделей продукции иностранного производства должны использоваться соответствующие латинские символы. Не должны в справочнике соседствовать русскоязычный и англоязычный варианты наименований, например, «
Samsung» и «Самсунг». Это, кстати, является ещё одной из причин нарушения сортировки наименований в справочнике и появления дублирующих позиций; - каждый пользователь должен знать, что при сортировке наименований в справочниках компьютер использует не только буквенные, но и прочие символы. Машинный алфавит начинается с символа пробела, следом идут символы знаков препинания, затем — цифры от 0 до 9, потом — латинские буквы от A до Z, а завершается этот алфавит русскими буквами от А до Я.
Примечание: На практике часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда объект, название которого начинается на букву «С», в справочнике располагается выше объектов, чьи названия начинаются на «А» (см. рис. ниже). Подобное происходит, когда сотрудник, вводя название, не сразу замечает, что у него включена английская раскладка клавиатуры. Раскладку он меняет и стирает все английские символы, за исключением первого символа «С». Слово визуально получается русским, а на самом деле там смесь латинского «си» и русских букв. И поскольку в машинном алфавите латинские буквы предшествуют русским, мы имеем то, что показано на рисунке.
Другие статьи по схожей тематике
